Die Entwicklung einer Spezifikation kann für einige mühsam sein. Wenn man jedoch bestimmte Regeln befolgt, kann dies eine ernsthafte Bereicherung für den Erfolg eines Projekts sein.
Innerhalb des Unternehmens erlauben die Spezifikationen, die Bedürfnisse zu formalisieren und sie den verschiedenen Akteuren zu erklären, um sicherzustellen, dass alle einverstanden sind. Dazu müssen quantifizierte Ziele für das Unternehmen festgelegt werden. Dieses Dokument wird dann verwendet, um den Anbieter auszuwählen und dann die Beziehung im gesamten „Projekt“ zu verwalten. Dieses vertragliche Repository, das der Anbieter und das Projektteam intern gemeinsam haben, sind daher das wichtigste Kommunikationsinstrument des Projektmanagers.
Wir dürfen nie die Ansicht aus den Augen verlieren, dass die Spezifikationen während des gesamten Projekts leben. Aus diesem Grund muss dieses Dokument leicht zu lesen sein, und es muss Sie dazu veranlassen, es zu lesen. Eine mühsame Lektüre zu verhängen, wäre der beste Weg für niemanden, sie zu benutzen. Seine Ausarbeitung sollte Zusammenfassungen, intelligente Listen und Tabellen begünstigen. Dieses Dokument sollte so synthetisch wie möglich sein.
Die Erstellung einer Spezifikation ermöglicht:
– das Projekt zu strukturieren,
– seine Ideen zu klären
– verschiedene Bedürfnisse zu identifizieren
– Gewährleistung des ordnungsgemäßen Verständnisses des Projekts durch den betreffenden Anbieter
Die erste Regel besteht darin, die Spezifikationen rigoros aufzuschreiben, um die Kosten für die Implementierung des Softwarepakets zu kontrollieren.
Die Spezifikationen sollten wie folgt festgelegt werden:
– Vorstellung des Unternehmens
– Darstellung des aktuellen technischen Umfelds (Material, Software, Entwicklung)
– Allgemeine Übersicht über das Softwarepaket (erwartete Funktionen)
– Definition der Einschränkungen vor der Einrichtung der Software (Datenwiederherstellung….)
– Identifizieren von Benutzern und ihren Rechten
– Beschreiben Sie die gewünschte Hardware-Umgebung (Cloud, lokal…)
Es ist auch notwendig, das Ziel zu beschreiben, das bei der Änderung von Softwarepaketen erreicht werden soll.
Im Voraus ist es notwendig, die verschiedenen Benutzer, die am Projekt beteiligt sind, zu identifizieren:
Beispiel für den Erwerb einer Buchhaltungslösung:
– Brigitte Duran Funktion: Hauptbuchhalter Verwendung des Softwarepakets: Eingabe der Schriften, Ausführen von Auszügen, Bankabstimmungen
Zweitens ist die Definition technischer Zwänge für den reibungslosen Ablauf des Projekts wichtig, auch wenn das Zielsoftwarepaket die Computerflotte angesichts der von ihm gewünschten technischen Empfehlungen erheblich verändern dürfte.
Es ist daher notwendig, die aktuelle Flotte (Server, PC) aller betroffenen Benutzer zu definieren.
Für die Formulierung von funktionalen Bedürfnissen ist es entscheidend, Prioritäten für die gewünschten Merkmale zu setzen. Wenn Sie beispielsweise die Spezifikationen lesen, kann eine gewünschte Funktion, die nicht von großer Bedeutung ist, das Ausführungsbudget erheblich erhöhen.
Aus diesem Grund ist die funktionale Prioritätsregel unerlässlich, um dem Antragsteller mehr Spielraum zu geben und somit über bestimmte funktionstüchtige Punkte des Projekts zu entscheiden.
Software-Einschränkungen sind zweifach: die Software-Ausführungsumgebung allein und die Interaktion der Software mit dem Betriebssystem und anderer Software.
Das Schreiben einer Spezifikation ist der wesentliche Schritt für den Erfolg Ihres Softwareprojekts. Sie nutzen all diese Arbeiten, die vor Projektbeginn geleistet wurden, indem Sie Ihren Bedarf klären.
