Remplacer les documents papier par des fichiers numériques s’inscrit plus généralement dans une démarche plus globale de dématérialisation des processus RH : l’ensemble des documents RH peuvent alors être directement produits en version électronique, impliquant l’automatisation et la fiabilisation de nombreuses tâches.
La loi Travail de 2016 a posé les bases de la dématérialisation progressive des traitements RH en encourageant dans un premier temps la dématérialisation des bulletins de paie. Dans une optique de digitalisation globale des process RH, la dématérialisation des documents RH inclut également :
- la dématérialisation des recrutements,
- des dossiers de personnel
- et de tout document RH : des attestations de formations aux soldes tout compte en passant par le bilan social individuel et les rapports d’entretiens annuels.
Une transformation digitale qui profite à votre entreprise de plusieurs manières !
Dématérialiser des documents : une réponse aux enjeux écologiques
La dématérialisation des documents a pour effet de réduire considérablement l’utilisation de papier, dont les Ressources Humaines sont l’un des plus importants postes de consommation en entreprise. Elle répond donc tout à la fois à des enjeux écologiques et financiers. La réduction du papier en entreprise est une action RSE concrète, qui vise à limiter tout à la fois l’impact de l’entreprise sur la déforestation mondiale et sa participation aux importantes émissions de CO2 dont est responsable l’industrie du papier. La réduction des documents papier qu’implique la dématérialisation des ressources humaines représente également des économies pour l’entreprise : économies de consommables (papier et encre), mais aussi de frais d’affranchissement.
Gagner du temps et fluidifier les process avec la dématérialisation RH
Le gain de temps et de productivité est l’un des plus gros avantages de la dématérialisation des ressources humaines en entreprise. La digitalisation des process et des documents permet de mieux traiter les flux documentaires et de faciliter leur diffusion. Les risques d’erreurs liés à la saisie manuelle sont réduits, et les tâches chronophages automatisées.
Renforcer la protection des données
La dématérialisation des documents renforce la protection des données RH confidentielles et améliore la traçabilité des documents. L’archivage en coffre-fort numérique assure un stockage sécurisé, sans risque de perte. L’entreprise est en conformité légale avec les réglementations liées à la durée de conservation des données.
Améliorer l’expérience des collaborateurs
La dématérialisation des processus RH optimise les performances organisationnelles du service des ressources humaines et les met en valeur auprès des salariés. Ces derniers profitent d’un outil collaboratif innovant qui leur offre plus d’autonomie et un accès assuré à tous les documents les concernant, même en mobilité.
Les solutions WaysUp pour dématérialiser des documents RH
Partenaire de votre entreprise dans sa transition numérique, WaysUp vous propose les solutions de dématérialisation RH Sage : des outils performants et modulaires qui s’adaptent parfaitement aux spécificités organisationnelles de votre structure.
Avec l’intégration de Sage 100 Paie, WaysUp propose aux PME un outil complet de gestion de la paie qui facilite l’établissement des bulletins de salaire et garantit des déclaratifs conformes.
Sage 100 Paie et RH répond aux besoins quotidiens des entreprises en matière de gestion des ressources humaines et de la paie, à travers la dématérialisation du dossier du personnel, l’automatisation des bulletins de salaire, la gestion des absences et la fiabilisation des déclarations sociales.
WaysUp vous permet aussi de dématérialiser des documents et d’automatiser certaines tâches grâce au logiciel fiable et sécurisé Sage 100 suite RH. L’outil de dématérialisation RH de Sage vous garantit la pleine sécurisation de vos données lors du traitement de la paie et des déclarations sociales. L’outil intègre un assistant à la préparation de la paie, des fonctionnalités de gestion des absences et congés, de gestion des paiements et de gestion des carrières et compétences.
Contactez-nous pour bénéficier d’un accompagnement complet dans votre transformation digitale, avec un logiciel RH performant. Faites aussi confiance à nos équipes pour vous doter d’un outil de dématérialisation des factures qui vous permette de répondre aux nouvelles obligations légales en la matière.
